OWLS Share
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Dateiablage für Unternehmen und ihre Partner

Dateien und Projekte teilen – mit klaren Rechten, betrieben in Deutschland.

OWLS Share ersetzt SharePoint und OneDrive für Ihr Team und Ihre externen Partner: Bereiche, Projektordner, Gastzugänge, Office im Browser und am Desktop – verschlüsselt gespeichert.

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Rechenzentren in Deutschland Verschlüsselte Speicherung Word, Excel, PowerPoint im Browser und am Desktop
Zugriff verweigert Wer siehteigentlich was? Ticket #4711Ordner für Partner freigeben seit 3 Tagenin der Warteschlange Kein Zugriff …Schicken Sie eseinfach per Mail? Plan_final_v3.pdf Plan_final_v3_NEU.pdf Projekt selbstanlegen Partner einladen –mit Ablaufdatum DESicher, inDeutschland OWLS Share DateienProjekteFreigabenPapierkorb Projekte + Neues Projekt Neues Projekt Neubau Musterstraße Vorlage: Bauprojekt ▾ Anlegen Neubau Musterstraße 01 Planung02 Verträge03 Fotos04 Abnahme Rechte übernommen Projektteam · Verwalten Gast einladen Planungsbüro Weber Bearbeiten ▾ bis 31.03. Einladen Ihr Code:482 913 WGrundriss_EG.docx ✓ Version 2 gespeichert verschlüsselt gespeichert · Deutschland März31 Zugriff · Neubau Musterstraße ProjektteamVerwalten Planungsbüro Weber (Gast)bis 31.03. beendet Protokoll: Gastzugang automatisch beendet Ohne IT-Ticket Klare Rechte Gäste mit Ablaufdatum Verschlüsselt in Deutschland Alles in OWLS Share – gehostet in Deutschland. Ohne IT-Ticket Klare Rechte Gäste mit Ablaufdatum Verschlüsselt in Deutschland Alles in OWLS Share.

ProblemNeues Projekt, externer Partner – und alles hängt an der IT. Dateien wandern per Mail hin und her, und keiner weiß, wer was sieht.

WunschEigentlich will Lena nur: das Projekt selbst anlegen, den Partner mit Ablaufdatum einladen – und dabei sicher bleiben.

ProjektMit OWLS Share legt sie das Projekt selbst an: Ordner aus der Vorlage, Rechte inklusive – ohne Ticket an die IT.

PartnerMax vom Planungsbüro bekommt einen Gastzugang mit Ablaufdatum, meldet sich mit E-Mail-Code an und arbeitet direkt in Word – jede Speicherung eine neue Version.

ErgebnisAm 31.03. endet der Gastzugang von selbst – protokolliert. Lena behält den Überblick, die IT bleibt entlastet.

Bereiche und Projektordner mit eigenen Spalten wie Status oder Gewerk – so sortiert, wie Ihr Team arbeitet.

Beispieldaten. Bildschirme vereinfacht dargestellt.

Warum wechseln

Was viele an SharePoint stört – und wie es bei uns ist

Heute oftMit OWLS Share
Rechte über Gruppen, Websites und geerbte Berechtigungen – kaum jemand weiß, wer was sieht. Sechs klare Stufen von „Verwalten“ bis „Nur ansehen“ und pro Person die Antwort auf „Warum hat sie Zugriff?“.
Externe Gäste brauchen ein eigenes Konto beim Anbieter oder bleiben jahrelang im Verzeichnis. Gäste melden sich mit E-Mail-Code an. Jeder Gastzugang hat ein Ablaufdatum – Pflicht.
Projektordner anlegen und Externe einladen geht nur über die IT. Die Stufe „Projekte anlegen“: Ihr Team legt Projekte aus Vorlagen selbst an und lädt Partner ein.
Ihre Dateien liegen bei einem Anbieter außerhalb der EU. Betrieben von der OWLS Data Factory GmbH in Berlin, Server und Speicher in Deutschland.
Funktionen

Alles, was Ihr Team für Dateien braucht

Heute verfügbar – kein Versprechen für später.

Startseite & Favoriten verfügbar

Nach der Anmeldung sieht jede Person, was gerade wichtig ist: zuletzt verwendet, Favoriten, neu mit mir geteilt, ablaufende Gastzugänge. Neue Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien oder ein Projekt mit einem Klick anlegen.

Bereiche & Projektordner verfügbar

Bereiche für Abteilungen, Projekte oder Kunden. Projektordner mit einem Klick aus Vorlagen – Struktur und Rechte inklusive. Über 20 fertige Vorlagen nach Branche, eigene Vorlagen aus jedem Ordner.

Klare Rechte verfügbar

Gruppen, sechs Stufen, Vererbung pro Ordner. Zugriffsübersicht und „Warum hat … Zugriff?“ für jede Person.

Gäste & Freigaben verfügbar

Gastzugänge mit Ablaufdatum, Links mit Passwort und Frist, Dateianfragen und protokollierte Downloads. Freigabeseiten zeigen Ihr Logo statt unseres.

Office im Browser und am Desktop verfügbar

Gemeinsam im Browser bearbeiten (ONLYOFFICE). „In Office öffnen“ und Netzlaufwerk für Word, Excel und PowerPoint – jede Speicherung eine neue Version. „Kopie speichern unter“ direkt im Editor; neue Dokumente in Ihrer Dokumentsprache.

Suche, die mitdenkt verfügbar

Treffer schon beim Tippen, auch mit Tippfehlern. Findet Text in PDF und Office, in Fotos und Scans – und Nummern wie Aktenzeichen oder Artikelnummern mitten im Dokument. Filter nach Art, Datum und eigenen Spalten.

Hochladen, Versionen & Papierkorb verfügbar

Ganze Ordner per Drag & Drop hochladen – die Struktur bleibt erhalten. Vorschaubilder für Fotos, PDF und Office. Bis zu 50 Versionen pro Datei, Papierkorb für 30 Tage, Uploads setzen nach einem Abbruch fort.

In einer Stunde startklar verfügbar

Ein Assistent führt durch die Einrichtung: Logo, Branche, passende Bereiche mit einem Klick, Mitarbeitende per Liste einladen, Netzlaufwerk verbinden. Dazu Tipps per E-Mail in der ersten Woche und eine Hilfe hinter jedem „?“.

Benutzer & Protokoll selbst im Griff verfügbar

Mitarbeitende einladen, Rollen ändern, Zugänge sperren – ohne uns zu fragen. Im Protokoll sehen Inhaber, Admins und Prüfer, wer wann was getan hat, mit Filtern; im Enterprise-Paket als CSV-Export mit Prüfsumme.

So läuft ein Projekt

Vom neuen Projekt bis zum Gast, der wieder geht

01

Projekt aus der Vorlage anlegen

Die Projektleiterin legt „Neubau Musterstraße“ selbst an – ohne Ticket an die IT. Dafür hat ihre Gruppe die Stufe „Projekte anlegen“.

02

Ordner und Rechte sind sofort da

Die Vorlage bringt die Ordnerstruktur und die Rechte der Gruppen mit. Wer Zugriff hat, steht auf einen Blick daneben.

03

Planungsbüro als Gast einladen

Einladung per E-Mail mit Stufe „Bearbeiten“ und Ablaufdatum. Das Büro braucht kein eigenes Konto – die Anmeldung läuft mit einem Code per E-Mail.

04

Pläne hochladen und bearbeiten

Das Büro lädt Pläne hoch und bearbeitet Dokumente in Word oder im Browser. Jede Datei wird auf Viren geprüft, jede Speicherung ist eine neue Version.

05

Ablaufdatum erreicht – Zugriff endet

Am Stichtag endet der Gastzugang automatisch. Die Dateien bleiben im Projekt, alle Zugriffe bleiben protokolliert. Bei Bedarf verlängern Sie mit einem Klick.

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

Gehostet in Deutschland

Server bei Contabo, Dateispeicher bei Hetzner in Falkenstein. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Verschlüsselt gespeichert

Jede Datei mit eigenem Schlüssel (AES-256-GCM), jedes Unternehmen mit eigenem Schlüssel. Der Speicheranbieter sieht nur verschlüsselte Daten.

Getrennte Mandanten

Die Trennung zwischen Unternehmen wird in der Datenbank erzwungen und automatisch getestet. Unser Betriebsteam sieht Ihre Inhalte nicht.

Virenscan & Protokoll

Jede Datei bis 1 GB wird beim Hochladen gescannt. Ein unveränderliches Protokoll hält Zugriffe und Änderungen fest – Ihre Admins und Prüfer sehen es selbst.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Anmeldung mit Authenticator-App für Ihr Team einschaltbar. Gäste melden sich mit einem Code per E-Mail an.

Texterkennung auf unseren eigenen Servern

Die Erkennung von Text in Fotos und Scans läuft mit einem KI-Modell auf unseren Servern in Deutschland. Ihre Dokumente gehen dafür an keinen externen Dienst.

Umstieg

Umstieg von SharePoint und OneDrive

Der Einrichtungsassistent schlägt Bereiche passend zu Ihrer Branche vor, ganze Ordnerstrukturen laden Sie per Drag & Drop hoch. Für Enterprise-Kunden gibt es auf Wunsch einen Einrichtungstermin.

  • Netzlaufwerk unter Windows und macOSverfügbar
  • „In Office öffnen“ für Word, Excel und PowerPointverfügbar
  • Synchronisations-App für Windows und macOSgeplant
  • Import aus Microsoft 365 mit Rechten und Versionengeplant
  • Anmeldung mit Microsoft Entra ID oder Googlegeplant
  • Office-Add-ins für Word, Excel, PowerPoint und Outlookgeplant
  • Mobile Appgeplant
Preise

Preise pro Nutzer, Speicher für alle gemeinsam

Drei Pakete, jährlich oder monatlich zahlbar. Gäste kosten nichts extra, der Speicher wird im ganzen Unternehmen geteilt.

Basis

Für kleine Teams, die sicher teilen wollen.

4,90 €pro Nutzer / Monat, zzgl. MwSt.bei jährlicher Zahlung
Angebot anfragen
  • ab 3 Nutzern
  • 50 GB Speicher pro Nutzer, im Unternehmen gemeinsam
  • 2 Gäste pro Nutzer
  • Protokoll 90 Tage
  • Support per E-Mail

Business

empfohlen

Für Unternehmen, die mit vielen Partnern arbeiten.

8,90 €pro Nutzer / Monat, zzgl. MwSt.bei jährlicher Zahlung
Angebot anfragen
  • ab 5 Nutzern
  • 250 GB Speicher pro Nutzer, im Unternehmen gemeinsam
  • Gäste unbegrenzt (faire Nutzung)
  • Volltextsuche mit OCR
  • Eigenes Logo und gebrandete E-Mails
  • Protokoll 1 Jahr
  • Support mit Priorität

Enterprise

Für größere Organisationen mit Nachweispflichten.

13,90 €pro Nutzer / Monat, zzgl. MwSt.bei jährlicher Zahlung
Angebot anfragen
  • ab 25 Nutzern
  • 500 GB Speicher pro Nutzer, im Unternehmen gemeinsam
  • Gäste unbegrenzt
  • Alles aus Business
  • Protokoll 3 Jahre und Export (CSV)
  • SLA · Onboarding-Termin auf Anfrage (gegen Aufpreis, nicht im Paket enthalten)
  • Single Sign-on (Entra ID / Google)geplant
  • Migration aus Microsoft 365geplant

In allen Paketen: Dateien, Versionen, Papierkorb, Virenscan, ONLYOFFICE, Netzlaufwerk und Desktop-Office. Geführte Einrichtung: Bereiche passend zur Branche, Mitarbeitende einladen, Netzlaufwerk verbinden. Gäste zählen nicht als Nutzer.

Zusatzspeicher: 500 GB für 7,90 € / Monat Pilotangebot: 12 Monate Business zum Basis-Preis(für eine begrenzte Zahl von Pilotkunden)Pilot anfragen
FAQ

Häufige Fragen

Können wir weiter mit Word und Excel arbeiten?

Ja – gemeinsam im Browser (ONLYOFFICE) oder in der installierten Office-App über „In Office öffnen“ bzw. das Netzlaufwerk. Jede Speicherung wird eine neue Version.

Brauchen unsere Gäste ein Konto?

Nein. Gäste melden sich mit einem Code per E-Mail an. Jeder Gastzugang endet zu einem festen Datum und lässt sich bei Bedarf verlängern.

Wo liegen unsere Daten?

In Rechenzentren in Deutschland (Server bei Contabo, Dateispeicher bei Hetzner in Falkenstein), verschlüsselt gespeichert.

Ist das Ende-zu-Ende-verschlüsselt?

Nein, und das sagen wir offen: Dateien werden verschlüsselt gespeichert, die Schlüssel verwaltet unser System. Nur so funktionieren Volltextsuche, Virenscan und Office im Browser. Unser Betriebsteam hat trotzdem keinen Zugriff auf Ihre Inhalte.

Gibt es Grenzen bei großen Dateien?

Im Browser laden Sie große Dateien mit Fortsetzung nach Abbruch hoch. Windows begrenzt das Netzlaufwerk standardmäßig auf 50 MB pro Datei – wir liefern Ihrer IT die passende Einstellung.

Wie wird abgerechnet?

Pro Nutzer und Monat, jährlich oder monatlich, zzgl. MwSt. Der Speicher gilt für das ganze Unternehmen gemeinsam, Gäste kosten nichts extra. Mehr Speicher gibt es in Schritten von 500 GB.

Können wir uns selbst registrieren?

Noch nicht. Fragen Sie über das Formular ein Angebot an – wir schalten Ihr Unternehmen frei, danach richten Sie alles selbst mit dem Einrichtungsassistenten ein.

Wie schnell sind wir startklar?

Nach der Freischaltung führt Sie ein Assistent durch Logo, Branche, Bereiche und Einladungen. Ordner aus Ihrem bisherigen Laufwerk laden Sie mit Struktur per Drag & Drop hoch.

Wird Text in Scans und Fotos erkannt – und wo?

Ja, automatisch nach dem Hochladen, auf unseren Servern in Deutschland. Danach finden Sie das Dokument über die Suche, auch nach Nummern im Text.

Kontakt

Sprechen Sie mit uns

Wir zeigen Ihnen OWLS Share mit Ihren eigenen Ordnerstrukturen und beantworten Ihre Fragen persönlich – aus Berlin.

service@owls-share.com OWLS Data Factory GmbH, Berlin
Pflichtfelder: Name, Firma, E-Mail.

Zur Anmeldung

Jedes Unternehmen hat eine eigene Adresse. Geben Sie Ihre ein:

https://.owls-share.com